Första medarbetaren: ekonomi och rutiner att planera innan start

Första dagen då ni är två kan kännas som ett stort steg. För att anställningen ska fungera behöver du planera både ekonomin och lönearbetet. Börja med tre frågor: Vad kostar anställningen totalt? När måste pengarna finnas? Vem ser till att underlagen blir rätt?

Räkna på mer än bruttolönen

Bruttolön är lönen före skatteavdrag. Arbetsgivaravgifter tillkommer normalt ovanpå den. Du behöver också räkna med semester och de pensions- och försäkringskostnader som följer av ert upplägg och tillämpliga avtal. Verksamt beskriver kostnaderna för anställda.

Ta även med arbetsplats, utrustning, program och din tid för introduktion. En person kan vara rätt investering även om allt inte går att fakturera från första dagen, men den tiden behöver få plats i kalkylen.

Exempel: 30 000 kronor i lön kostar mer än 30 000 kronor

I exemplet betalar företaget 30 000 kronor i bruttolön under 2026. Vi antar att full arbetsgivaravgift på 31,42 procent gäller och att det inte finns förmåner eller någon nedsättning. Ålder och särskilda regler kan ge en annan avgift, så kontrollera aktuell arbetsgivaravgift hos Skatteverket.

39 426 kronor är inte hela personalkostnaden. Semesterrelaterade kostnader, pension, försäkringar och övriga kostnader behöver fortfarande tas med. Beräkna semestern utifrån anställningens villkor; lägg inte automatiskt på samma procentsats i alla anställningar. Använd gärna Verksamts kalkylator som stöd och komplettera med era faktiska förutsättningar.

Skatteavdraget är en del av lönen

Det är lätt att råka räkna skatten två gånger. Om vi enbart för att visa pengaflödet antar ett skatteavdrag på 9 000 kronor, får medarbetaren 21 000 kronor på kontot. Företaget betalar sedan den avdragna skatten och arbetsgivaravgiften till Skatteverket: 9 000 + 9 426 = 18 426 kronor.

Totalt blir utbetalningarna i detta exempel 21 000 + 18 426 = 39 426 kronor. De 9 000 kronorna i skatteavdrag är alltså redan en del av bruttolönen. Beloppet är ett illustrativt antagande, inte en skatteberäkning för en viss person. Det riktiga skatteavdraget beror på den anställdas förhållanden.

Planera när pengarna behöver finnas

Lön, skatt och arbetsgivaravgifter behöver inte betalas samma dag. Gör en enkel betalningsplan där de ligger tillsammans med hyror, leverantörsfakturor och andra utgifter. Lägg även in när kunderna väntas betala.

Testa vad som händer om en större kund betalar två veckor senare eller om introduktionen tar längre tid. Hur mycket pengar finns kvar då? Det visar vilken marginal företaget behöver, även om försäljningen på pappret ser bra ut.

Ordna registrering och rutiner före första lönen

Kontrollera i god tid att företaget är registrerat som arbetsgivare när det krävs. Lönearbetet omfattar beräkning, skatteavdrag, lönespecifikation, arbetsgivardeklaration och betalning. Skatteverkets löneguide går igenom momenten.

Bestäm vem som lämnar arbetstid, frånvaro och löneändringar, vem som kontrollerar uppgifterna och vem som godkänner utbetalningen. Skriv in er sista dag för underlag, löneutbetalningen och företagets aktuella deklarations- och betalningsdagar i kalendern. Hämta datumen från Skatteverkets aktuella information; kopiera inte slentrianmässigt förra årets kalender.

En kort lista före starten

• Gör en kalkyl för anställningens hela kostnad.
• Planera betalningarna även under introduktionen.
• Kontrollera registrering och kom överens om lönerutinen.
• Hantera anställningsvillkor, försäkringar och övriga arbetsgivarfrågor.

Hos BokföringsKompaniet kan vi hjälpa dig med ekonomiplanering och lönehantering inom ett överenskommet uppdrag. Då vet du vilket underlag vi behöver och vilka beslut du själv ska ta före den första lönen.

Faktakontrollerad 3 november 2026. Kontrollera aktuella regler och förutsättningar före beslut. Räkneexempel är förenklade och behöver anpassas till företaget.

Få hjälp med företagets ekonomi

Berätta vad du vill få avlastning med, så går vi igenom ett upplägg för ditt företag.

Bli kundKontakta oss