Kunden har betalat dubbelt – hur tar du reda på vad som hänt?

Kontrollera först att två betalningar verkligen har kommit in och att båda gäller samma faktura. Om kunden har betalat för mycket behöver beloppet regleras och bokföringen visa vad som hänt. En extra bankinbetalning är inte automatiskt en extra försäljning.

Börja med banken och fakturorna

Två lika stora belopp behöver inte vara en dubbelbetalning. Kunden kan ha flera fakturor på samma summa, ha använt ett gammalt OCR-nummer eller gjort en betalning som ännu inte matchats rätt.

Vår rekommenderade kontroll är att jämföra:

• bankens genomförda inbetalningar, datum och referenser,
• kundens öppna och redan betalda fakturor,
• eventuella krediteringar, delbetalningar eller tidigare överbetalningar.

Om du ser två betalningsregistreringar i programmet men bara en verklig inbetalning kan felet finnas i registreringen. Kontrollera det innan något återbetalas. Be kunden förtydliga vilken faktura betalningen avser när uppgifterna inte räcker.

Bekräfta beloppet innan du betalar tillbaka

När dubbelbetalningen är klarlagd, bekräfta med kunden hur den ska regleras. Återbetalning är ett alternativ. Avräkning mot en annan faktura behöver vara tydligt överenskommen och dokumenterad.

Som rutin rekommenderar vi att du kontrollerar mottagare och kontouppgifter via en känd kontaktväg. Utgå från de betalningar du faktiskt ser i banken, inte enbart från en skickad skärmbild. Dokumentera belopp, fakturakoppling och vad ni kommit överens om.

Följ sedan upp att återbetalningen genomförts eller att avräkningen hamnat på rätt faktura. Spara underlagen. Alla bokföringsposter ska kunna styrkas med verifikationer enligt Skatteverkets information om bokföringsskyldighet.

Exempel: kunden har betalat 12 500 kronor extra

En korrekt faktura gäller en tjänst för 10 000 kronor plus 2 500 kronor moms. Kunden betalar 12 500 kronor två gånger. Du har fått 25 000 kronor, men försäljningen är fortfarande 10 000 kronor och momsen på den är 2 500 kronor.

De extra 12 500 kronorna är, när misstaget bekräftats, en skuld till kunden tills beloppet regleras. Bokför båda bankinbetalningarna, men registrera inte en ny försäljning för den andra betalningen.

Skapa inte automatiskt en kreditfaktura på den korrekta försäljningen. En kreditfaktura ändrar ursprungsfakturan; här är det betalningen som blivit fel. Om priset eller själva affären också ska ändras behöver det hanteras separat. Läs Skatteverkets regler om ändringsfakturor.

Faktakontrollerad 2 november 2026. Kontrollera alltid vilka regler och datum som gäller för ditt företag.